Under fliken faktura i AI modulen är där du hanterar alla inkommande fakturor. Du kan även kalla detta för AI mottaget.
Här kan du se mer om hur menyn är uppbyggd och vad de olika funktionerna i menyn gör.
För att enklast förklara alla funktioner i AI mottaget kommer vi dela upp det i tre olika steg. Sök och filtrering, Kontering och avläsning av fakturan och Åtgärder.
Sök och filtrering
Högst upp i fakturabilden hittar du sök och filtreringsfunktioner för alla fakturor som finns i mottaget. Detta kan delas upp i tre olika funktioner: Köerna, sökfunktion och filtrering och inställningar.
Köerna
Längst till vänster hittar du de olika köerna som finns i AI. Här blir alla fakturor placerade av AI beroende på vilken information den har lyckats läsa av på fakturan.
|
Kö |
Förklaring |
|
Alla |
Kö för att kunna sortera/filtrera fram alla fakturor som finns i köerna. Denna kö bör inte användas för att arbeta i. |
|
Okänd |
Innehåller fakturor där systemet inte kan hitta information som exempelvis Leverantör. |
|
Granska |
Innehåller fakturor där systemet har hittat den mesta av informationen men behöver ses igenom för att kontrollera att det stämmer. |
|
OK |
Fakturor som gått på ”Straight Through Process” (STP). |
Sökfunktion och filtrering
I mitten av dessa tre hittar du sök- och filtreringsfunktionen. Här har du möjlighet att söka upp olika fakturor baserat på en rad olika filtreringar och information. I sökrutan har du möjlighet att välja IDnr, leverantör eller fakturanummer i dropdown-rutan på vänster sida och söka i textrutan.
Under Filter-knappen hittar du en rad olika filtreringar som du kan välja för att få fram fakturor beroende på vilken status de befinner sig i.
Under sortera kan du välja i vilken ordning fakturorna ska visas och sorteras på.
Du ser alla filter som är valda längst till vänster. Alla filter som står här kombineras och visar endast de fakturor som matchar alla dessa filter. Klicka på krysset för att ta bort ett filter.
Inställningar
Längst till höger hittar du tre knappar.
Uppdatera: Uppdaterar AI mottaget och hämtar in nya fakturor som har skickats. Detta sker på automatik men du har även möjlighet att trigga det manuellt.
Synkronisera: Synkroniserar AI mottaget mot 24sevenoffice. Om du exempelvis har upprättat en ny avdelning kan du klicka på synkronisera för att hämta de senaste ändringarna från 24sevenoffice. Detta sker på automatik men du har även möjlighet att trigga det manuellt.
Växla förhandsgranskning: Välj om du vill ha fakturabilden i ett extern fönster eller på delad skärm med fakturaraderna. Klicka en gång för att ändra.
Kontering och avläsning av fakturan
Här ser du alla fakturor och all den information som har blivit avläst av AI. För att navigera sig runt här rekommenderar vi att alltid använda sig av snabbkommandon. Det är främst piltangenterna (för att flytta sig runt, Enter (för att öppna och sätta fokus där du står) och Esc (för att gå tillbaka ett steg) som du bör använda.
Tre olika nivåer på visning av fakturan
Varje faktura har tre olika nivåer. Huvudnivå, konteringsnivå och fakturaradnivå. I översikten på mottaget ser du varje faktura på huvudnivå. Där visas en översikt/förhandsvisning av fakturan som t.ex Leverantör, fakturanummer, datum och belopp.
Klicka Enter en gång för att öppna fakturan du står på. Då öppnas fakturan på konteringsnivå. Här visas en summering av artikelrader/fakturarader baserat på hur de kommer bokföras. En egen konteringsrad skapas om artikelrader/fakturarader exempelvis har olika kostnadskonton, momssats, avdelning, projekt eller periodisering. Om du navigerar dig ner på en av konteringsraderna så ser du också var ifrån AI har hämtat informationen på fakturan genom en grön markering på fakturabilden.
Klicka Enter en gång på konteringsraden. Då öppnas den på fakturaradnivå. Här ser du alla artikelrader/fakturarader som ligger till grund för konteringsraden.
Du kan välja vilka kolumner som ska visas och i vilken ordning de ska vara. Kontakta support via chattbubblan nere till höger för detta.
Ändra information på fakturan
För att göra ändringar på fakturan klickar du Enter en gång för att sätta fokus i den rutan du står och skriver in informationen, och klickar sedan Enter igen för att spara.
Ändvänd Esc för att gå tillbaka ett steg.
Åtgärder
Alla åtgärder som finns att göra med en faktura hittar du längst ner i bilden. Markera en eller flera fakturor med mellanslag eller genom att klicka i den vita boxen till vänster av fakturan för att göra en åtgärd.
Bokför: Bokför de valda fakturorna.
Radera: Raderar de valda fakturorna.
Flytta till: Flytta de valda fakturorna till kön Okänd, Granska eller Ok.
Attest: Skicka de valda fakturorna på attest eller avbryt attestflödet.
Ytterligare åtgärder:
- Överför: Överför de valda fakturorna till 24SevenOffice. De hamnar då i en egen bunt i bokföringsmodulen där du manuellt kan bokföra dem.
- Dela upp: Dela upp fakturasidorna om det ligger flera fakturor inne på en och samma. Scrolla ner och markera den första sidan på en ny faktura och klicka på "dela upp".
- Sammanfoga: Sammanfoga de markerade fakturorna.
- Tilldela stämpelnummer: Tilldela den markerade fakturans sidor till ett existerande stämpelnummer i 24SevenOffice. Dessa sidor läggs då till på det valda stämpelnumret i 24SevenOffice.
